REFLEXIONES
Analizando distintos fallos relacionados con actas, resulta imprescindible hacer algunas reflexiones. La fe pública no descansa nunca en la sola palabra del notario, sino que es menester que tal palabra se enmarque en los límites de sus atribuciones y competencias, y se oriente en la forma que prescribe el ordenamiento. Es necesario que se haya cumplido con el encuadre de forma previsto no sólo por el Código Civil sino por las leyes provinciales que regulan la actividad notarial.
Las formas hacen, y mucho, a la función notarial y a la plena fe de lo dicho en el acta. Pero no hay que olvidar que ésta, muchas veces, es un acto unilateral, y como tal, desde el punto de vista procesal (pese a la intervención notarial), se prepara una prueba que luego será utilizada en sede judicial y no tiene el cúmulo de garantías que la ley ha instituido para asegurar su validez dentro del proceso. En el proceso probatorio se tiende a asegurar mediante una participación de los dos litigantes, el valor y eficacia de los medios de prueba.
Es fundamental para rodear al acto de elementos que impulsen al magistrado a aceptar el valor probatorio del acta, cumplir con los recaudos formales establecidos en la ley orgánica notarial, ya que es inevitable que el juzgador arribe a conclusiones, aceptando o no como prueba las documentales presentadas, teniendo en cuenta no un solo elemento, sino el contexto total y la invitación a firmar al requerido, la constancia de la negativa, en su caso, o la firma, sin duda robustecerá la realidad de la situación que se pretende probar. También por razones fundamentales de ética, el notario debe identificarse, no actuar de incógnito y receptando declaraciones que se efectúen en su presencia, sin que quien las haga sepa de la función
del escribano y de su derecho a responder.
Por lo expuesto, es conveniente que el notariado se ajuste estrictamente en materia de actas a lo prescripto por su ley orgánica y no descalifique esta normativa considerando que son meras faltas a un deber profesional que en nada debilitan la fuerza probatoria del acta.
Técnica y Práctica Notarial
La ley de sociedades nada dice sobre la posibilidad de la intervención de los escribanos en las asambleas de sociedades anónimas. Consecuencia de ello, es que cuando un notario se presenta a una asamblea para levantar un acta notarial de su desarrollo, a pedido de un accionista, por lo común minoritario, se originan conflictos. Para los accionistas minoritarios, la presencia del notario constituye una garantía respecto del contenido del acta, que será redactada imparcial
y objetivamente. En cambio, la mayoría no lo ve con agrado, considerando su presencia como una intromisión. El recurso normalmente utilizado es el de someter a consideración de la asamblea si se admite o no la presencia del escribano. Generalmente, la mayoría vota por el no y, por tanto, el escribano debe retirarse. Un argumento esgrimido por quienes se oponen a la presencia del
escribano en la asamblea, se basa en el texto del art. 73, párrafo segundo de la L.S.C., según el cual el acta debe ser confeccionada y firmada por el presidente y los socios designados al efecto. Para nada la norma prevé la posibilidad de que el acta pueda ser confeccionada por un escribano; aunque tampoco lo prohíbe.
Es por ello que sería conveniente una regulación legal sobre la actuación notarial en las asambleas. Diferente es el caso en que por carencia de libros el acta a labrar por el escribano reemplace la prevista por la ley y no sea una mera constatación. Allí el notario deberá controlar, el depósito de acciones, las cartas poderes y la asistencia, con la consecuencia lógica de verificar el quórum y mayorías necesarias para adoptar resoluciones válidas.
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